Webshop starten deel 2: De voorbereidingen en checklist

Gefeliciteerd! Je hebt na het lezen van Deel 1 van Starten van een webshop besloten om er echt voor te gaan. Tijd om alles voor te gaan bereiden om vervolgens over te gaan tot actie. De ING verwacht dat er begin 2022 meer webshops zijn dan fysieke winkels, vooral non-food. Mede ingegeven doordat huurkosten momenteel erg hoog is en het starten van een webshop relatief eenvoudig is. Meer reden om de juiste voorbereidingen te treffen om succesvol een webshop te lanceren.

In dit deel van Starten van een webshop lopen we langs welke voorbereidingen je moet treffen. Waaronder hoe je tot de juiste keuze komt welke producten je wilt gaan voeren, deze producten eerst zelf te testen, hoe je je doelgroep en regio kiest, welke naam je voor jouw webshop wilt gebruiken, het papierwerk waaronder de inschrijving bij de Kamer van Koophandel, welke wetten en regels er gelden, productaansprakelijkheid en meer.

Liever direct naar de handige checklist? > Klik hier.

Alle webshop voorbereidingen op een rij

Zoals in Deel 1 ook omschreven komt er veel bij een webshop kijken. Naast de mindset natuurlijk ook de concrete stappen die nodig zijn om überhaupt een webshop te lanceren. In dit deel lopen wij deze stappen een voor een langs.

Welke producten ga je verkopen?

Een van de meest gestelde vragen is “Ik wil een webshop beginnen maar waarin?“. Dat kan jij alleen zelf bepalen, je kan natuurlijk inspiratie halen uit andere webshops of door simpelweg onderzoek te doen. Maar denk ook eens aan een passie die je hebt. Misschien beoefen je wel een sport waar producten voor nodig zijn en die eenvoudig voor handen zijn. Een belangrijke tip die wij jou graag meegeven is jaag niet achter producten aan die al vol op Bol.com en andere platformen te koop zijn. Dit betekent vaak dat deze markt al flink verzadigd is en je in alle waarschijnlijkheid alleen maar concurreren op prijs.

Probeer op zoek te gaan naar een fabrikant die ook whitelabel aanbiedt. Wat is whitelabel? In principe is dit niets anders dan bestaande producten met jouw logo en naam te maken. Hiermee omzeil je de dropshippers en kan je een eigen merk gaan bouwen middels de verschillende marketing kanalen. Weet je niet zeker of een fabrikant aanbiedt om haar producten ook te verkopen? Stuur ze een bericht en contacteer ze gewoon.

Als je een product hebt gevonden en denkt deze te gaan verkopen, eerst een paar bestellen en zelf testen! Is het niks, dan ga je op zoek naar de volgende producten.

Het inkopen van jouw producten

Er zijn verschillende type partijen waar jij jouw producten vandaan kan halen. Via de groothandel of dus de fabrikant direct. Onthoud dat een groothandel een tussenpartij is en ook altijd een marge moet pakken. Wij raden om altijd op zoek te gaan naar een fabrikant waarbij je de marge weer kunt vergroten. Als je ervoor kiest om geen whitelabel producten te verkopen maar merk producten. Een goed voorbeeld is dat De Verfmenger verf verkoopt van Sikkens verf en onder andere de Sikkens Rubbol XD High Gloss tegen een bepaalde prijs moet verkopen. Dit zijn prijsafspraken die grote merken en fabrikanten vaak hanteren.

Onderzoek ook altijd het bedrijf goed waar je wilt gaan inkopen. Zoek naar reviews over klanten die al producten hebben gekocht en gebruikt. Onderzoek of deze partij betrouwbaar is en haar afspraken nakomt. Voldoet deze partij ook aan de Nederlandse wet en regels, vraag alle nodige stukken op.

Welke doelgroep en regio wil je bereiken?

Goed, je hebt een product of meerdere producten gevonden om te gaan verkopen. De inkoop is goed geregeld, er zijn heldere afspraken gemaakt waar beide partijen goed mee kunnen leven. Nu is het dus zaak om die producten zelf te gaan verkopen middels jouw webshop. In eerste instantie moet je goed weten aan welke doelgroep je deze producten wilt gaan verkopen. Over het algemeen is een webshop niet regio gebonden en verkoop je al snel door heel Nederland. Qua doelgroep moet je uit je eigen ervaring putten, onderzoek doen en simpelweg je gezonde verstand gebruiken. Is het product typisch voor een man, vrouw of beide, mensen die ouder zijn dan 18 jaar, 20 jaar of zelfs 60 jaar, bepaalde hobby’s hebben etc.

Als je namelijk jouw doelgroep hebt bepaald kan je veel eenvoudiger jouw webshop en marketing afstemmen op deze doelgroep. Wist je dat meer dan 50% van de bedrijven geen idee heeft wie haar doelgroep is? Maak hier dus gebruik van!

Hoe gaat jouw webshop heten?

Nu je een beter beeld hebt van wat je gaat verkopen en aan vooral aan wie, kan je nu gaan nadenken over een leuke naam voor jouw nieuwe webshop. Een naam verzinnen kan op allerlei manieren, laat je vooral inspireren en vermijd de ‘corny’ namen die te generiek zijn. Een leuke brandable, met andere woorden, waar een merk omheen gemaakt kan worden is altijd goed. Een merk bouwen kost jaren en jaren, onthoud dat. In eerste instantie moet het een catchy naam zijn dat niet te generiek en een uit een dozijn is. Dus namen als fashion4u, gadgetsonline en dergelijke zijn niet heel sterk voor de lange termijn. Ook erg belangrijk is dat de naam beschikbaar is als domeinnaam. Ga naar Your Hosting en controleer ook direct of de naam nog beschikbaar is. Check ook even de database van de Kamer van Koophandel om te zien dat jouw bedrijfsnaam of handelsnaam niet al geclaimd is door een andere partij.

Hoe ga je het qua logistiek regelen?

Als er een klant een bestelling plaatst hoe ga je dit regelen? Klanten verwachten de bestellingen snel in huis zijn. Liefst natuurlijk vandaag besteld morgen in huis. Kan je dit beloven en nakomen? Zo niet, dan niet op jouw webshop zetten. Het gaat allemaal om verwachtingsmanagement als het op logistiek aan komt. In eerste instantie is het dus belangrijk om te bepalen waar je jouw voorraad gaat houden. Moet je rekening houden met een bepaalde temperatuur om jouw producten goed te houden of moeten ze altijd in het donker staan, dit weet je natuurlijk via de fabrikant of andere inkoop partij.

In de eerste fase is het niet vreemd om alles vanuit huis te doen, dus ook voorraad houden en het versturen van jouw pakketten. Als er vele bestellingen zijn kan je ervoor kiezen om distributie uit te besteden aan een e-fulfilment platform.

Ook goed om te weten is dat je een verzendplatform moet gaan koppelen aan jouw webshop. Gebruik bijvoorbeeld Sendcloud hiervoor. Stuur je naar andere landen in Europa, bekijk dan alle voordelen van Eurosender.

Hoe ga je met retouren om?

Naast een snelle levering verwachten jouw klanten ook een helder retourbeleid. Communiceer jouw retourbeleid duidelijk op jouw webshop. Het vervelende aan retouren is dat het jou dus geld kost. Je bent tevens verplicht om een retourbeleid van 14 dagen te hanteren. Dus, probeer zoveel mogelijk te voorkomen dat klanten producten retourneren door duidelijke productinformatie te geven.

Verstuur een uniek pakket naar je eerste klanten

Het kost wat extra tijd en wat geld maar het is het waard. Stuur naar je eerste klanten een uniek pakket met een bedankkaartje of iets anders persoonlijks. Misschien delen jouw klanten het wel op social media waar vervolgens weer nieuwe klanten uit voortkomen. Stuur bijvoorbeeld ook een forse kortingscode om weer terug te komen of om een soort commissie te geven voor klanten die nieuwe klanten aanbrengen. Kijk eens bij Drukbedrijf.nl naar welke unieke pakketten zij daar aanbieden, er zitten leuke tussen!

Hoe ga je de klantenservice doen?

Je verwacht het van Bol.com en Coolblue ook, een goede klantenservice. Wat maakt een klantenservice goed? Bereikbaar zijn op verwachte tijden en juist te woord worden gestaan met een advies of antwoord op een simpele vraag. Een goed advies of het helpen waar het juiste product staat zorgt weer voor minder retouren. Communiceer dus duidelijk hoe je bereikbaar bent en welke tijden de klantenservice open is. Wij raden aan om bij Voys een telefoonnummer te regelen en een klantenservice platform te gebruiken zoals Belco om overzicht te houden van lopende vragen.

Welk e-commerce platform ga je gebruiken?

Er zijn veel opties als het aan komt op een e-commerce platform. Wij gebruiken veelal WooCommerce of Shopify voor onze klanten. Het is voor startende webshops een ideale oplossing gezien er veel standaard in zit en de kosten overzichtelijk en laag zijn. Ben je klaar om op te schalen dan is bijvoorbeeld Logic 4 een interessante optie.

De volgende e-commerce platformen zijn er:

• Shopify
• WooCommerce (WordPress)
• Lightspeed
• Wix
• JouwWeb
• CCV Shop
• Mijnwebwinkel
• Magento (Adobe)
• Logic 4

Weet je niet welke jij moet gebruiken voor jouw nieuwe webshop? Neem dan even contact op met ons en wij helpen je graag verder!

Hoe ga je betalingen ontvangen?

Klanten willen eenvoudig en veilig afrekenen. Dat wil je zelf toch ook? Als jij bij een webshop besteld verwacht je dat er jouw betaling veilig aan komt bij de shop. Daarom moet jij er ook voor zorgen dat er veilige betaalmethodes zijn op jouw webshop. Voordat je überhaupt betalingen kan ontvangen dien je eerst een zakelijke bankrekening te openen. Dit kan overigens pas na dat je bent ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Nadat je een bankrekening hebt geopend kan je je aanmelden bij bijvoorbeeld Mollie om betalingen veilig en snel van jouw klanten te ontvangen. Mollie biedt onder andere iDeal, credit card, Apple pay, Paypal en Klarna. Met Klarna bied je overigens je klanten ook een mogelijkheid om achteraf te betalen, iets wat steeds vaker voor komt.

Verkrijgen van reviews over jouw webshop en producten

Je doet het vast zelf ook, toch even controleren of een bedrijf betrouwbaar is. Dit doet iedereen door even wat reviews te controleren. Vraag mensen na de koop om een review achter te laten. Biedt klanten in eerste instantie een forse kortingscode voor een review of een andere incentive. Schrik niet van een negatieve reactie. Vele reviewplatforms bieden aan om hier direct op te reageren. Zet je emotie uit en reageer rationeel. Kom eventueel met een oplossing, als een negatieve onredelijk is dan moet je nog steeds keurig reageren. Jouw potentiële klanten lezen die reviews namelijk ook.

Inschrijven bij de Kamer van Koophandel

Altijd een leuk moment! Inschrijven bij de Kamer van Koophandel om alles officieel te maken. Ga naar de website van de kvk en maak een afspraak om jouw bedrijf in te schrijven. De website is overzichtelijk en spreekt voor zich met betrekking tot het inschrijven en de procedure hiervan. De specifieke pagina voor het inschrijven is hier.

Marketing en promotie van jouw webshop

Over dit onderwerp hebben wij deel 5 van de reeks een webshop starten gemaakt. Er zijn namelijk vele mogelijkheden om zelf in eerste instantie de marketing en promotie te doen voor jouw webshop.

Wat komt er qua administratie, boekhouding en belasting allemaal bij kijken?

De administratie dient goed bijgehouden te worden. Je moet namelijk belastingaangifte doen per periode. Verzamel daarom altijd alle inkoop- en verkoopfacturen. Zorg ervoor dat je administratie altijd in orde is. Het is daarom ook geen overbodige luxe om een boekhouder in te schakelen om je hierbij te helpen. Webshopsystemen genereren vaak zelf al verkoopfacturen, dit geldt ook voor betalingsystemen zoals Mollie. Inkoop moet je goed in de gaten houden. Maak bijvoorbeeld een aparte finance inbox aan waar alle inkoopfacturen naar toe moeten. Wil je het zelf doen? Bekijk dan eens de oplossing Moneybird.

Welke wetten en regels zijn er bij online verkoop?

Er zijn wetten en regels in de loop der jaren gemaakt ter bescherming van webshops en ook klanten van webshops. Je moet daarom duidelijk zijn over het product dat je verkoopt maar ook het bestelproces. Schrijf daarom ook een pagina waarin je veelgestelde vragen alvast beantwoord zodat klanten niet zelf eerst contact met jouw webshop moeten opnemen. Dit is tevens een drempel en werkt conversie verlagend, met andere woorden je verkoopt minder. Voor alle regels kan je terecht op de website van de ACM (Autoriteit Consument en Markt).

Hoe ga je om met productaansprakelijkheid?

Volgens de Nederlandse wet is het zo dat de producent aansprakelijk is als een product die de fabrikant maakt schade veroorzaakt. Dit heet productaansprakelijkheid. Voor de duidelijkheid, volgens de wet ben je producent als je een product zelf maakt, een product bewerkt voordat je het verkoopt, producten verkoopt onder je eigen merknaam of producten importeert buiten de EU.

Je moet dus zelf beoordelen of jouw producten voldoen aan de wet. Wij raden aan om in dat geval een verzekeringsadviseur in de arm te nemen en te bespreken of een productaansprakelijkheidsverzekering goed is om af te sluiten.

Algemene voorwaarden, cookies, disclaimers, hoe ga je daarmee om?

Je moet duidelijk maken welke rechten en plichten jij en jouw klanten hebben. Vaak bieden keurmerken een model algemene voorwaarden die jezelf volledig kan invullen. Bijvoorbeeld Winkelwinkel keur heeft zo’n gratis model algemene voorwaarden. Er gelden namelijk regels voor webshops over bedenktijd, retour, de procedure van retour en verzendkosten.

Kom je er zelf niet helemaal uit, laat je dan adviseren door een jurist bij jou in de buurt.

Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), hoe ga je er goed mee om?

Sinds een aantal jaren moeten alle bedrijven die gegevens van personen verwerken voldoen aan regels omtrent de verwerking van die gegevens. Webshops vallen hier ook onder. Je hebt namelijk te maken met NAW-gegevens en betaalgegevens van jouw klanten. Er zijn regels die je in acht moet nemen gezien je niet zomaar die gegevens mag gebruiken. Je mag bijvoorbeeld niet zomaar een e-mail nieuwsbrief sturen. Als je dit wilt moet er expliciet om toestemming gevraagd worden. Meer over deze regels vind je op de website van de Autoriteitpersoonsgegevens.

Laat je klanten op rekening kopen, wees voorbereid met een incassobureau

Als je klanten op rekening laat kopen dan kan je dit op 2 manieren doen. Door middel van een verkoopfactuur en deze handmatig bijhouden of er betaald is of via een Buy Now, Pay Later systeem. Een oplossing zoals Klarna of Afterpay zijn hier oplossingen voor. Deze laatste 2 platformen nemen alles uithanden, dus ook klanten die niet betalen en waar een incassoprocedure nodig is. Als je deze systemen niet gebruikt moet je eventueel zelf een incassotraject starten. Denk hier goed om. Een incassotraject starten mag ook niet zomaar. Er zijn een aantal herinneringen en aanmaningen nodig voordat een incassotraject uberhaupt gestart mag worden.

Cybercriminaliteit, hoe voorkom je dat jouw webshop slachtoffer wordt?

Tegenwoordig is cybercrime helaas een zaak dat niet over het hoofd gezien mag worden. Er zijn steeds meer hackpogingen waarbij gegevens op straat terecht kunnen komen. Beveilig daarom je webshop maar ook jouw eigen computer met de beste software om dit te voorkomen. Ga goed met je wachtwoorden om en mail niet zomaar gegevens en wachtwoorden als platte tekst naar iedereen. Verander je wachtwoorden om de 90 dagen bijvoorbeeld. Gebruik hiervoor een oplossing Lastpass voor.

Checklist starten van een webshop (Gratis downloaden)

Hieronder vind je alle punten met betrekking tot de start van jouw nieuwe webshop. Wij maken het jou graag makkelijk. In onderstaande checklist hebben wij ook direct betrouwbare partijen geplaatst, zo hoef jij niet nog dagen lang onderzoek te doen welke partij het beste is. Waarom deze partijen? Wij maken er zelf ook gebruik van, simpel!